Alta del Encabezado de un Formulario
Al ingresar al Gestor de Procesos, se pulsa el botón :
En la ventana que se abre el sistema presenta los campos de Encabezado a completar para dar de alta un Formulario:
Los campos Nro.Formulario, Revisión y Descripción son obligatorios; en ellos se registra el código, la versión y el tema del Formulario.
La Descripción de un formulario, si es posible y si aplica, debe iniciar con el nombre del cliente entre corchetes.
Por ejemplo: [J&B Solutions] F-018 | Tickets de Clientes.
Los campos Resumen, Usr Emitió y Fecha Emisión, si bien no son obligatorios, su completado permite tener toda la información relativa al diseño del Formulario.
Los campos relacionados con los Grupos Funcionales se utilizan para restringir el acceso a las diferentes funcionalidades del Formulario:
* Grupo Funcional: es un campo obligatorio, que permite el acceso al Formulario a los Usuarios que tengan el Grupo Funcional aquí definido.
* Grupo Visualiza: si no se define, el sistema adopta como Grupo Visualiza al Grupo Funcional definido en el campo anterior. En el caso que fuera distinto, el sistema le presentará al usuario que no posee en su perfil el Grupo Visualizar, sólo los registros donde ha participado.
El usuario que posea en su perfil el Grupo Funcional definido en el campo Grupo Visualiza podrá visualizar todos los registros ingresados.
* Grupo Edita: en un Formulario Simple, sólo los Usuarios que posean en su perfil este Grupo Funcional podrán modificar los datos de un registro.
En un Formulario Multiparte, el propio sistema de control del workflow dejará o no editar los datos. El usuario que completa una parte podrá ingresar al registro para modificarlo mientras el siguiente usuario no complete información en su correspondiente parte.
* Grupo Borra: permite a los Usuarios que tengan en su perfil este Grupo Funcional la opción de borrar un registro del Formulario.
Tabla Afectada - en este campo se define el nombre de la tabla donde el sistema guardará los datos a ingresar en el Formulario. El sistema le agrega automáticamente a dicho nombre el prefijo a0usr a fin de diferenciar las tablas creadas por un usuario Administrador de las tablas propias del sistema.
Estado - este campo indica si el Formulario es utilizable o no; se pueden utilizar los Formularios en estado Aprobado:
Notas Anexas - es un atributo del Formulario, que si está definido como:
permite la opción de incorporar notas sucesivas al pie de cada registro sin afectar los datos ingresados en las campos del Formulario, incorporando además la posibilidad de realizar una comunicación a uno o varios usuarios:
En el Formulario, los comentarios se agregan en el campo Notas. El historial de comentarios y comunicaciones aparecerá secuencialmente, ordenados de más reciente a más antiguo.
Archivos Adjuntos - es un atributo del Formulario, que si está definido como:
permite la posibilidad de adicionar a la estructura del Formulario y asociado a cada registro, la opción que facilita la vinculación de Documentos al Formulario, en cualquier momento, y sin necesidad que los mismos tengan trazabilidad ni estén dados de alta previamente en el sistema iDoc-Documentación:
El Usuario que da de alta el documento, será quien podrá modificarlo o eventualmente eliminarlo; el resto de los Usuarios podrá sólo visualizarlos.
Un registro con varios documentos adjuntos al final del formulario mostrará un aspecto similar al siguiente:
También existe la posibilidad de agregar documentos adjuntos por parte:
Luego de ingresar los campos de Encabezado del nuevo Formulario, se presiona el botón , y el sistema le indica al Administrador que el Formulario ha sido creado y guardado:
